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Pointage des salariés : ce que dit la loi et comment s'y conformer simplement

Compter les heures de vos salariés n'est pas une option dès qu'ils ne travaillent pas tous au même horaire affiché. Voici ce que dit le Code du travail, ce que vous devez conserver, et comment le faire simplement.

Quand l'employeur doit-il compter les heures ?

Si tous vos salariés travaillent selon le même horaire collectif affiché, l'affichage suffit en principe. Mais dès que les horaires sont individuels ou varient (cas très fréquent en restauration, commerce, services), l'article L3171-2 du Code du travail impose à l'employeur d'établir les documents nécessaires au décompte de la durée du travail.

Concrètement, l'article D3171-8 prévoit un décompte chaque jour (heures de début et de fin de chaque période de travail, ou nombre d'heures faites) et un récapitulatif chaque semaine.

Combien de temps conserver les documents ?

Les documents de décompte doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail. Le Code du travail prévoit une conservation pendant un an (article D3171-16). En pratique, en cas de réclamation d'heures supplémentaires, un salarié peut agir sur les trois dernières années de salaire : garder vos relevés plus longtemps est prudent.

En cas de litige : qui doit prouver les heures ?

Selon l'article L3171-4, la preuve des heures est partagée. Le salarié présente des éléments suffisamment précis (par exemple un tableau de ses horaires), et l'employeur doit y répondre avec ses propres éléments. Sans relevé fiable, l'employeur a du mal à se défendre, et le juge peut retenir les éléments du salarié.

La Cour de justice de l'Union européenne a par ailleurs jugé, le 14 mai 2019, que les États doivent imposer aux employeurs un système objectif, fiable et accessible pour mesurer le temps de travail de chaque jour.

Informer les salariés avant de mettre en place un pointage

Un outil qui enregistre les horaires est un moyen de contrôle de l'activité. Les salariés doivent en être informés avant sa mise en place (article L1222-4), et le CSE, s'il existe, doit être informé et consulté. La CNIL recommande aussi d'éviter les systèmes disproportionnés : par exemple, la biométrie (empreinte digitale, visage) est très encadrée pour un simple pointage.

Comment s'y conformer simplement

Pas besoin d'une badgeuse coûteuse. Un QR code affiché à l'entrée, flashé par le salarié avec son téléphone, suffit à enregistrer l'heure réelle d'arrivée et de départ, horodatée par le serveur. Avec CONTROLATOR, chaque pointage est au nom complet du salarié, ne peut plus être modifié, et le récapitulatif du mois sort en un clic pour la paie.

Questions fréquentes

Cet article donne des repères généraux. Votre convention collective peut prévoir des règles plus précises : en cas de doute, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou de votre conseil.